企業HR該如何
正確的辭退員工7步法！
博慧人力你身邊的人事專家
在啟動辭退流程前，必須先明確 “公司為什么能辭退他”。
法律只認可 3 類合法理由，少一個都可能違法：
員工過失性辭退：如嚴重違反規章制度（連續曠工、收受賄賂）、嚴重失職給公司造成重大損失等；
員工非過失性辭退：如醫療期滿后不能從事原工作、不勝任崗位經培訓后仍不行、客觀情況重大變化導致合同無法履行；
經濟性裁員：如公司破產、經營困難，需要裁減 20 人以上或占職工總數 10% 以上（需提前 30 天向工會說明）。
記住：“領導看不順眼”“團隊融不進去” 等主觀理由，在法律上統統不成立。
“口說無憑” 是辭退仲裁敗訴的主要原因。必須收集書面證據，形成完整鏈條：
員工違紀 / 失職證據：如曠工的考勤記錄（需員工簽字）、客戶投訴的書面材料、造成損失的財務憑證；
制度依據：《員工手冊》中關于 “嚴重違紀” 的條款（需員工簽字確認已知曉）；
溝通記錄：與員工的面談錄音（需提前告知）、書面警告信（員工拒收可郵寄，保留快遞單）；
考核材料：針對 “不勝任崗位” 的，需提供 3 次以上考核結果（員工簽字或公示記錄）；
身份信息：員工的勞動合同、身份證復印件（確保主體信息準確）。 證據越具體越好，比如 “遲到” 要寫清 “2024 年 3 月遲到 5 次，分別是 3 月 2 日 9:45、3 月 10 日 10:10……”，而非籠統的 “多次遲到”。
辭退不是 HR 或部門領導能單獨決定的，必須走內部審批流程：
部門提交《辭退申請》，說明理由并附證據；
HR 審核材料合法性（重點看理由是否符合法律規定、證據是否充分）；
若公司有工會，需提前 3 天向工會說明情況，聽取工會意見（無工會可跳過，但最好保留 “已征求職工代表意見” 的記錄）；
最終由公司負責人簽字批準（避免 “口頭同意”，需書面審批單）。
審批通過后，HR 需與員工面談，這一步的核心是 “冷靜、客觀”：
先說事實：“根據考勤記錄，你 3 月累計曠工 5 天，符合《員工手冊》第 8 條‘連續曠工 3 天以上屬嚴重違紀’”；
再講法律：“依據《勞動合同法》第 39 條，公司有權解除勞動合同，無需支付賠償金”；
最后聽反饋：給員工辯解機會，記錄其異議（若員工情緒激動，可暫停面談，改日再談）。
千萬別用 “你被開除了，趕緊收拾東西”“公司不要你了” 等情緒化表述，容易激化矛盾。可準備《面談記錄表》，讓員工簽字確認談話內容（拒絕簽字可注明 “員工拒絕簽字，談話內容已告知”）
面談后 24 小時內，必須向員工送達《解除勞動合同通知書》，缺一不可：
解除理由：明確依據 “哪條法律 + 哪項公司制度”，如 “因你嚴重違反《員工手冊》第 X 條，根據《勞動合同法》第 39 條解除”；
生效時間：通常是 “通知書送達之日” 或 “30 天后（非過失性辭退需提前 30 天）”；
后續安排：如工資結算至 X 月 X 日、社保公積金繳至 X 月、離職手續辦理時間。
通知需加蓋公司公章，員工簽收后保留回執；若員工拒收，可通過 EMS 郵寄（收件地址寫勞動合同中的住址，快遞單注明 “《解除勞動合同通知書》”，保留簽收記錄）
辭退生效后，HR 要在 15 日內完成離職手續：
結算工資（含未發工資、加班費、未休年假工資），出具《工資結算單》；
辦理社保公積金停繳（停繳原因選 “解除合同”，避免寫 “辭退” 引發糾紛）；
移交公司財物（電腦、工牌、客戶資料等），簽訂《物品交接清單》；
最重要的：出具《解除勞動合同證明書》（法律規定必須開具，且不能寫負面評價）。
記住：無論員工是否配合，都要主動開具離職證明，否則違法。
所有與辭退相關的材料，必須存檔 2 年以上（勞動合同法規定的仲裁時效為 1 年，留足緩沖期）：
審批單、面談記錄、解除通知書及回執；
員工簽字的證據材料（考勤、考核、警告信等）；
工資結算單、物品交接清單、離職證明存根。
3 個避坑提醒，少一個都可能翻車
別口頭辭退：“明天不用來了” 這類話千萬別說，一切以書面通知為準；
非過失性辭退要給補償：因 “不勝任崗位”“客觀情況變化” 辭退，需支付 N 倍經濟補償（工作滿 1 年賠 1 個月工資）；
特殊員工不能隨意辭：孕期、哺乳期女職工，工傷員工，在本單位連續工作滿 15 年且距退休不足 5 年的，除非有嚴重違紀，否則不能辭退。
溫馨提醒 辭退的核心不是 “怎么讓員工走”，而是 “怎么讓流程合法”。HR 每多走一步合規流程，公司就少一分賠償風險。記住：法律不保護 “想當然”，只認可 “證據和程序”。
掃二維碼了解更多
